- Khi tiệm bắt đầu đổi cách làm
- Điều từng giúp hôm qua chưa chắc còn giúp hôm nay
- Không nhất thiết phải chuẩn hóa theo cùng một hướng
- Lúc nào nên đầu tư thêm?
- Cùng mục tiêu, nhưng mỗi tiệm sẽ ưu tiên khác nhau
- Chọn cách xây hệ máy phù hợp với cách tiệm đang phát triển
- Giữ hệ máy phát huy giá trị khi công việc thay đổi
- Kiểm tra phương án trước khi quyết định
- Nếu chưa chắc nên bắt đầu từ đâu
- Câu hỏi thường gặp
- Bạn cần hỗ trợ?
Khi tiệm bắt đầu đổi cách làm #
Có một giai đoạn nhiều chủ tiệm đều gặp.
Mọi thứ vẫn đang chạy.
Nhưng cách vận hành bắt đầu khác trước.
- Có thêm dịch vụ.
- Có thêm người.
- Có kế hoạch mở rộng.
- Hoặc muốn nhiều người cùng làm theo một tiêu chuẩn.
Lúc đó, điều cần nhìn lại không hẳn là từng chiếc máy.
Mà là cả hệ máy hiện tại có còn theo kịp cách tiệm sẽ vận hành trong thời gian tới hay không.
Điều từng giúp hôm qua chưa chắc còn giúp hôm nay #
Hồi mới làm, nhiều quyết định rất hợp lý.
- Có máy nào phù hợp thì mua.
- Thiếu gì thì bổ sung nấy.
- Máy còn dùng được thì tiếp tục khai thác.
Nhờ vậy, tiệm vẫn nhận việc đều mà chưa phải đầu tư quá nhiều.
Nhưng khi mục tiêu thay đổi, cách đánh giá cũng cần thay đổi theo. Điều đáng cân nhắc không còn là: “Lần trước mình mua đúng hay sai?”
Mà là: “Cách mình đang dùng có còn giúp tiệm đi nhanh hơn không?”
Nhiều khi khoản chi lớn nhất không nằm ở việc mua thêm một chiếc máy. Mà nằm ở thời gian đào tạo lâu hơn, khó phối hợp hơn hoặc bỏ lỡ cơ hội mở rộng khi công việc bắt đầu tăng.
Không nhất thiết phải chuẩn hóa theo cùng một hướng #
Mỗi tiệm sẽ có một điểm đang giới hạn sự phát triển khác nhau.
Nhìn đúng điểm đó thường quan trọng hơn việc bổ sung thêm thiết bị.
Hướng #1: Muốn làm được nhiều việc hơn
Nếu sắp mở thêm dịch vụ hoặc nhận thêm loại xe, hãy xem những series đang có đã bổ sung vai trò cho nhau hay vẫn còn chồng lấn.
Điều cần tăng là năng lực của cả hệ máy, không phải số lượng máy.
Một vai trò chỉ thực sự đang thiếu khi hệ máy hiện tại không hoàn thành được nhóm công việc đó ở mức cần thiết, hoặc việc phải dùng một máy thay thế liên tục làm chậm hay cản trở những phần việc khác.
Nếu máy phù hợp đã có nhưng thường nằm sai vị trí, bị dùng trùng vai trò hoặc chưa được phân công hợp lý, vấn đề lúc đó nằm ở cách bố trí hệ máy hơn là thiếu thêm thiết bị.
Hướng #2: Muốn nhiều người làm giống nhau hơn
Nếu đang đào tạo thêm thợ hoặc mở rộng đội ngũ, hãy ưu tiên cách bố trí giúp người mới bắt nhịp nhanh và người cũ dễ hỗ trợ nhau.
Giá trị lúc này nằm ở sự đồng đều của cả đội.
Hướng #3: Muốn vận hành nhẹ hơn mỗi ngày
Khi số lượng máy tăng, phớt, backing plate và vật tư tiêu hao cũng tăng theo.
Nếu mỗi dòng dùng một hệ vật tư khác nhau, phần thời gian dành cho quản lý sau khi mua có thể tăng đáng kể, đặc biệt khi số lượng máy và người sử dụng cùng tăng.
Ba tình huống này đều có thể xuất hiện. Nhưng hiếm khi cùng quan trọng như nhau.
Xác định đúng điều đang làm tiệm chậm lại trước, hướng xây hệ máy thường sẽ tự rõ hơn.
Lúc nào nên đầu tư thêm? #
Không phải cứ có ngân sách là nên mua thêm. Cũng không phải cứ thiếu máy mới cần đầu tư.
Khi tiệm xuất hiện một trong những thay đổi dưới đây, đây là lúc nên kiểm tra lại xem hệ máy hiện tại còn đáp ứng được cách vận hành sắp tới hay không:
- Chuẩn bị nhận thêm một nhóm công việc mới.
- Có thêm người cần cùng làm trên một tiêu chuẩn.
- Muốn nhiều người thay ca nhưng chất lượng vẫn ổn định.
- Có cơ hội hoàn thiện hệ máy cho giai đoạn phát triển tiếp theo.
Những dấu hiệu này chưa tự động có nghĩa là tiệm cần mua thêm máy.
Trước khi đầu tư, nên kiểm tra xem giới hạn đó có còn tồn tại sau khi đã phân lại vai trò của các máy hiện có, điều chỉnh cách phối hợp hoặc sửa những thiết bị vẫn còn giá trị sử dụng hay không.
Nếu công việc vẫn bị giới hạn sau bước này, khoản đầu tư mới thực sự đang giải quyết một thiếu hụt của hệ thống thay vì chỉ tăng thêm số lượng thiết bị.
Điểm chung của những thời điểm này là:
- Khoản đầu tư mới không chỉ phục vụ hôm nay.
- Nó còn giúp những thay đổi sau đó diễn ra dễ hơn.
Khi khoản đầu tư xử lý được một giới hạn đang tồn tại và vẫn còn hữu ích khi tiệm phát triển tiếp, giá trị của nó không chỉ nằm ở chiếc máy mới mà còn ở phần năng lực vận hành được mở ra.
Cùng mục tiêu, nhưng mỗi tiệm sẽ ưu tiên khác nhau #
Đến đây, câu hỏi không còn là nên mua theo một hướng chung nào, mà là giới hạn nào đang đáng giải quyết nhất trong giai đoạn này.
Nếu ưu tiên là mở rộng phạm vi công việc, hệ máy cần thêm năng lực còn thiếu. Nếu ưu tiên là đội ngũ, khả năng dùng chung và hỗ trợ nhau quan trọng hơn. Nếu phần gây chậm lại nằm ở quản lý máy, phụ kiện và vật tư, sự đơn giản của hệ thống trở thành ưu tiên lớn hơn.
Từ ưu tiên đó mới nên chọn cách phát triển hệ máy phù hợp.
Chọn cách xây hệ máy phù hợp với cách tiệm đang phát triển #
Sau khi biết mình cần ưu tiên điều gì, bước tiếp theo là chọn cách phát triển hệ máy.
Mỗi hướng đều có thể mang lại kết quả tốt. Khác nhau ở giá trị bạn muốn giữ lâu dài.
Lựa chọn #1: Muốn mở rộng từng bước
Nếu xác định sẽ tiếp tục bổ sung dịch vụ hoặc phát triển quy mô, một cách phát triển hợp lý là hoàn thiện hệ máy theo từng series.
Mỗi lần đầu tư đều bổ sung một vai trò còn thiếu. Nhờ đó, hệ máy lớn dần lên mà không phải làm lại từ đầu.
Điều cần chấp nhận là giai đoạn đầu sẽ có nhiều cấu hình cùng tồn tại. Hướng này bắt đầu kém phù hợp nếu số cấu hình cùng tồn tại khiến việc chuẩn bị, đào tạo hoặc thay người trở thành vấn đề lớn hơn lợi ích của việc mở rộng thêm năng lực.
Lựa chọn #2: Muốn nhiều người cùng làm thuận tiện hơn
Nếu điều quan trọng nhất là người này có thể thay người kia khi cần, chuẩn hóa theo nhóm công việc trở thành một hướng đáng ưu tiên.
Máy, phớt và phụ kiện được bố trí thống nhất để người mới dễ làm quen và người cũ dễ hỗ trợ.
Đổi lại, cả đội cần cùng duy trì một cách làm chung. Nếu công việc của tiệm vẫn cần nhiều cấu hình chuyên biệt và sự khác nhau đó thực sự giúp xử lý tốt các nhóm việc khác nhau, chuẩn hóa quá sớm có thể làm mất phần năng lực mà hệ máy đang cần giữ lại.
Lựa chọn #3: Muốn dùng lâu và chủ động chi phí
Nếu mục tiêu là khai thác thiết bị trong nhiều năm, việc lựa chọn không chỉ dừng ở giá mua.
Khả năng bảo dưỡng, sửa chữa và tìm linh kiện về sau cũng trở thành một phần của quyết định.
Đổi lại, chi phí đầu tư ban đầu có thể không phải thấp nhất. Ngược lại, nếu nhu cầu hiện tại còn đang thay đổi nhanh và tiệm chưa xác định rõ thiết bị đó sẽ giữ vai trò gì trong hệ thống lâu dài, ưu tiên quá sớm cho giá trị sử dụng nhiều năm có thể khóa vốn vào một cấu hình chưa chắc còn phù hợp.
Khi vai trò của thiết bị đã đủ rõ và hướng phát triển của tiệm tương đối ổn định, ưu tiên khả năng bảo dưỡng và sửa chữa sẽ giúp hệ máy dễ duy trì hơn khi khối lượng công việc tăng lên.
Đến đây, điều còn lại không phải tìm một hướng “tốt hơn”. Mà là chọn hướng giúp công việc của tiệm tiếp tục thuận hơn trong những năm tới.
Giữ hệ máy phát huy giá trị khi công việc thay đổi #
Không phải ngày nào tiệm cũng vận hành giống nhau.
- Có hôm nhận thêm một dạng xe mới.
- Có hôm đổi người cầm máy.
- Có hôm một chiếc máy phải làm việc liên tục nhiều ca.
Điều giúp hệ thống bền vững không phải là mọi thứ luôn đúng kế hoạch. Mà là khi kế hoạch thay đổi, người trực tiếp làm việc vẫn hoàn thành công việc với những gì đang có.
Khi nhận thêm loại công việc
Đừng vội nghĩ mình thiếu thêm máy.
Hãy nhìn lại:
- Series hiện có đã được phân đúng vai trò chưa?
- Có model nào đang làm trùng phần việc của nhau?
- Có thể đổi cách phân công trước khi đầu tư thêm không?
Trong một số trường hợp, phạm vi công việc có thể mở rộng mà chưa cần thêm máy nếu hệ hiện tại vẫn còn năng lực chưa được phân đúng vai trò.
Khi người vận hành thay đổi
Một hệ máy tốt không chỉ hợp với một người. Nó giúp người mới bắt nhịp nhanh, còn người cũ vẫn làm đúng nhịp quen thuộc.
Để điều đó xảy ra, hãy giữ nhất quán:
- loại máy cho từng nhóm việc;
- phớt và backing plate tương ứng;
- cách chuẩn bị máy trước khi làm.
Người thay đổi. Nhưng cách vận hành không cần thay đổi theo.
Khi máy bắt đầu xuống sức
Máy yếu hơn chưa có nghĩa là nên thay.
Điều cần xem là:
- Máy còn hoàn thành đúng phần việc của nó không?
- Chi phí sửa chữa có còn hợp lý so với giá trị tạo ra?
- Sau khi sửa, máy tiếp tục giữ một vai trò rõ trong hệ thống hay không?
Nếu câu trả lời vẫn là “có”, việc tiếp tục khai thác thường hiệu quả hơn thay mới ngay.
Kiểm tra phương án trước khi quyết định #
Nếu đã xác định được hướng phù hợp, bạn chỉ cần kiểm tra thêm một vài thông tin trước khi xuống tiền.
Muốn dự trù khoản đầu tư
Xem:
- model;
- phiên bản;
- phụ kiện đi kèm;
- mức đầu tư dự kiến.
→ Xem các dòng máy RUPES.
Muốn biết chi phí sử dụng lâu dài
Tra cứu trước:
- backing plate;
- chổi than;
- dây nguồn;
- công tắc;
- linh kiện thay thế;
- phớt và vật tư tiêu hao.
Nhờ vậy bạn có thể ước tính chi phí vận hành ngay từ đầu.
Muốn biết hệ máy hiện tại còn phù hợp không
Bạn có thể đối chiếu trước khi quyết định.
Chỉ cần chuẩn bị:
- model đang dùng;
- công việc sử dụng nhiều nhất;
- điều đang khiến bạn chưa hài lòng.
DME sẽ cùng rà soát để bạn có thêm căn cứ trước khi tự quyết định.
Muốn so sánh nhiều phương án
Đừng chỉ so thông số.
Hãy đặt các phương án trên cùng bốn tiêu chí:
- giai đoạn phát triển của tiệm;
- quy mô đội ngũ;
- loại công việc thực hiện nhiều nhất;
- kế hoạch trong thời gian tới.
Việc so sánh sẽ sát thực tế hơn rất nhiều.
Nếu chưa chắc nên bắt đầu từ đâu #
Không cần chọn sẵn sản phẩm.
Chỉ cần cho DME biết:
- Tiệm đang làm những dịch vụ nào.
- Đội ngũ hiện có.
- Điều đang làm bạn mất nhiều thời gian hoặc chi phí nhất.
- Mục tiêu muốn đạt trong giai đoạn tới.
Từ đó, DME sẽ cùng bạn rà soát các phương án phù hợp với bối cảnh hiện tại, để bạn có đủ thông tin trước khi tự đưa ra quyết định.
Câu hỏi thường gặp #
1. Tiệm chưa mở rộng như kế hoạch thì khoản đầu tư này còn giá trị không?
Không nhất thiết mất giá trị.
Nếu thiết bị vẫn phục vụ tốt công việc hiện tại và còn giữ một vai trò hữu ích khi kế hoạch phát triển thay đổi, khoản đầu tư đó vẫn có thể tiếp tục tạo giá trị.
Ngược lại, nếu nhu cầu mới không còn cần đến vai trò ban đầu của thiết bị, nên đánh giá lại thay vì mặc định rằng khoản đầu tư vẫn còn phù hợp.
2. Sau này tuyển thêm người thì có phải thay lại toàn bộ hệ máy?
Không nhất thiết.
Nếu nhiều người có thể dùng cùng một cấu hình và cùng một cách làm, việc bổ sung nhân sự thường nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Nếu hệ máy hiện tại quá phân mảnh hoặc phụ thuộc vào cách làm riêng của từng người, có thể vẫn cần điều chỉnh một phần để đội ngũ phối hợp thuận hơn.
3. Hướng phát triển của tiệm thay đổi thì sao?
Điều này khá phổ biến.
Khi đó hãy kiểm tra xem hệ máy hiện tại còn mở rộng theo hướng mới được không trước khi mua thêm.
4. Có nên giữ lại những máy vẫn còn dùng tốt?
Nếu chiếc máy vẫn hoàn thành đúng vai trò của mình và chi phí duy trì hợp lý thì vẫn đáng giữ.
Quan trọng là giá trị nó tạo ra trong hệ thống hiện tại, không phải tuổi đời của máy.
5. Mỗi người thích một kiểu máy khác nhau thì xử lý thế nào?
Khác cảm giác cầm là điều bình thường.
Điều nên thống nhất là:
- nhóm công việc;
- cách sử dụng;
- chất lượng đầu ra.
Khi ba yếu tố này ổn định, đội ngũ vẫn có thể hỗ trợ nhau mà không làm tăng chi phí vận hành.
6. Có cần mua đủ mọi series ngay từ đầu?
Không.
Một hệ máy hoàn toàn có thể phát triển theo từng phần nếu mỗi lần bổ sung đều giải quyết một vai trò hoặc giới hạn thực sự đang tồn tại.
Điều đáng quan tâm là mỗi khoản đầu tư mới có tiếp tục mở rộng giá trị của hệ máy hiện tại hay không.
7. Nếu chưa chắc phương án mình đang chọn đã phù hợp?
Bạn chưa cần quyết định ngay.
Hãy tự kiểm tra ba điều:
- Khoản đầu tư này sẽ giúp công việc nào dễ hơn?
- Nó giải quyết giới hạn nào của tiệm hiện tại?
- Giá trị đó còn hữu ích khi tiệm phát triển tiếp không?
Nếu cả ba câu trả lời đều rõ, phương án phù hợp thường cũng sẽ rõ.
