Sản phẩm đặt mua nhiều nhất trong tuần
Cập nhật liên tục 48h
Bạn đang tìm tài liệu gì?
Thời điểm xuất hóa đơn sửa chữa xe: Quy định chi tiết theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP
23 phút đọc
- Vấn đề thời điểm xuất hóa đơn sửa chữa xe hiện nay
- Hiểu nhầm về thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa xe
- Tóm tắt nguyên tắc trong Nghị định 310/2025/NĐ-CP
- 6 yếu tố quyết định thời điểm xuất hóa đơn sửa chữa xe
- Yếu tố 1 – Bản chất khoản tiền garage thu là gì?
- Yếu tố 2 – Garage sửa chữa theo đơn hàng nhỏ hay theo hợp đồng lớn?
- Yếu tố 3 – Garage có nghiệm thu từng phần hay nghiệm thu một lần?
- Yếu tố 4 – Garage áp dụng giá trọn gói hay giá tách theo từng hạng mục?
- Yếu tố 5 – Có phát sinh thay đổi, điều chỉnh, bổ sung hạng mục trong bill sửa xe không?
- Yếu tố 6 – Khách hàng là cá nhân hay doanh nghiệp (hoặc bảo hiểm)?
- Nhóm A – Khách hàng cá nhân
- Nhóm B – Khách doanh nghiệp
- Nhóm C – Khách bảo hiểm
- Nhóm A – Chỉ thu tiền đặt cọc giữ chỗ / tạm ứng để bảo đảm thực hiện
- Nhóm B – Thu tiền cho phần công việc đã làm xong (dù mới 1 phần)
- Nhóm C – Thu tiền sau khi dịch vụ đã hoàn tất
- Nhóm A – Sửa chữa lặt vặt: thay nhớt, thay bố thắng, vệ sinh kim phun…
- Nhóm B – Hợp đồng sửa chữa lớn: đại tu, phục hồi tai nạn, bảo hiểm yêu cầu nhiều hạng mục
- Nhóm A – Chỉ nghiệm thu khi hoàn tất tất cả hạng mục
- Nhóm B – Có nghiệm thu từng phần (được khách/đối tác yêu cầu)
- Nhóm A – Báo giá trọn gói
- Nhóm B – Báo giá chi tiết từng hạng mục
- Nhóm A – Không thay đổi so với báo giá ban đầu
- Nhóm B – Có phát sinh thêm: thêm món, đổi phụ tùng, phát hiện lỗi mới
- Nhóm A – Khách hàng cá nhân
- Nhóm B – Khách doanh nghiệp
- Nhóm C – Khách bảo hiểm
- Mua hàng có hóa đơn tránh rủi ro “chi phí không hợp lệ”
- Sản phẩm chuẩn – hóa đơn đầy đủ – giao nhanh trong ngày
Vấn đề thời điểm xuất hóa đơn sửa chữa xe hiện nay #
Nếu bạn đang làm kế toán, chủ garage, cố vấn dịch vụ hay đơn giản chỉ là người quản lý một tiệm sửa xe nhỏ, chắc chắn bạn từng rơi vào tình huống:
- Sửa xong rồi nhưng không biết lúc nào phải xuất hóa đơn
- Khách muốn xuất ngay nhưng hồ sơ chưa đủ
- Có thêm hạng mục phát sinh nên ngày hoàn thành thay đổi
- Thu tiền trước nhưng không biết có phải xuất luôn không
- Bảo hiểm/ngân hàng/đối tác yêu cầu xuất theo ngày khác
Nhìn thì đơn giản, nhưng thực tế mỗi chiếc xe, mỗi hợp đồng, mỗi phương án sửa chữa lại có cách xử lý khác nhau. Đó là lý do nhiều garage rất dễ… “loạn” khi đối mặt với quy định mới trong Nghị định 310/2025/NĐ-CP từ ngày 02/12/2025.
Trong bài viết này, DME sẽ phân tích và hướng dẫn cho bạn:
- Vì sao không thể nói “cứ sửa xong là xuất hóa đơn”
- Vì sao có garage phải xuất sớm, có garage lại xuất trễ
Và quan trọng nhất: những yếu tố nào ảnh hưởng đến mốc thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa xe của bạn.
Hiểu nhầm về thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa xe #
Sẽ không bất ngờ nếu bạn thấy các kế toán nói rằng: “Dịch vụ sửa chữa xe mà, ai chả giống ai?”
Thực ra thì họ nói đúng về quan điểm kế toán thuế, nghĩa là xuất hóa đơn điện tử phải làm ngay sau khi bạn bàn giao cho khách hàng. Nhưng mà tính chất công việc thực tế của garage sửa xe lại là một sự thật rất khác.
Nghĩa là nó không phải như bán 1 món hàng giao ngay. Nếu bạn hiểu điều này thì bạn sẽ thấy không có hai hồ sơ sửa chữa nào giống nhau hoàn toàn.
Thật vậy:
- Có garage làm đúng quy trình, có biên bản nghiệm thu rõ ràng
- Nhưng rất nhiều garage chỉ sửa và thu tiền, không có biên bản gì
- Một số garage sửa 1 ngày, nhưng cũng có garage sửa 7 ngày
- Nhiều garage làm theo hợp đồng bảo hiểm
- Nhưng cũng có garage có thêm hạng mục phát sinh về sau
- Có garage thu tiền trước, có garage thu khi giao xe
- Một số ít garage ký hợp đồng, còn lại thì garage chỉ có phiếu sửa chữa
Vì vậy, mốc xuất hóa đơn sẽ phụ thuộc vào cách garage vận hành và tình huống sửa chữa cụ thể.
Nhưng đầu tiên thì bạn cần bỏ ngay suy nghĩ sai đi đã. Đó là: Không phải garage khác làm thế nào thì mình cũng làm y như vậy được.
Tóm tắt nguyên tắc trong Nghị định 310/2025/NĐ-CP #
Để tránh tranh luận theo cách ai đúng hay ai sai, thì đầu tiên là bạn cần nắm rõ quy định mới nhất có hiệu lực từ 02/12/2025:
Nguyên tắc 1: Hóa đơn gắn với thời điểm dịch vụ hoàn thành #
Cách hiểu đơn giản:
Khi việc sửa chữa kết thúc và garage đã thực hiện xong trách nhiệm kỹ thuật, thì đây là một trong những mốc quan trọng để nghĩ đến việc xuất hóa đơn. Và cho dù bạn muốn xuất hay không thì bạn vẫn phải có trách nhiệm theo đúng quy định hiện hành nhé. Thời điểm này thì bạn đừng nghĩ đến cách “bớt” xuất hóa đơn để tăng lợi ích nữa.
Tại sao lại như vậy?
Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật bị xử phạt… trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ 01 số hóa đơn là từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng.
Đúng như vậy, cứ 1 hóa đơn sai thời điểm thôi đã từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng. Chứ đừng nói đến “quên” xuất như các bạn vẫn làm hiện nay nhé. “Quên xuất hóa đơn” là hành vi trốn thuế, có mức xử phạt khác đó bạn.
Nguyên tắc 2: Nếu hai bên có thỏa thuận nghiệm thu/bàn giao thì mốc đó quan trọng hơn #
Khoan hãy lo lắng quá mức, vì DME sẽ từ từ gỡ rối cho bạn đúng quy định. Nhưng bạn cần nhớ là quy định ở mỗi thời kỳ sẽ khác nhau. Nó có nghĩa là bạn phải luôn cập nhật mới nhất.
Đó là lý do tại sao những cách làm cũ đã luôn đúng, nhưng sẽ lạc hậu chỉ ngay sau khi có quy định mới về kế toán thuế ban hành.
Để có thể gỡ rối cho bạn về thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ sửa chữa xe thì bạn cần có một thứ công cụ đó là có “bước nghiệm thu”. Nghe có vẻ rườm rà nhưng thực chất nó ghi rõ thời gian và các bước như:
- Nghiệm thu kỹ thuật
- Test lái
- Kiểm tra lại các hạng mục
- Bàn giao xe
Nếu trong quy trình xuất hóa đơn của bạn có bước này thì đây là mốc để xem xét thời điểm xuất hóa đơn.
Nguyên tắc 3: Thu tiền trước phải xuất hóa đơn ngay #
Đây là quy định mà bạn phải tuân thủ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nó có nghĩa là bạn sẽ phải xuất hóa đơn sửa chữa xe theo từng lần nhận thanh toán từ khách hàng (xuất nhiều hóa đơn). Tuy nhiên, nếu hiểu cách diễn giải sai thì điều này gây hiểu lầm khá phổ biến trên Internet.
Tại sao lại như vậy?
Đó là vì nếu bạn thu tiền để:
- Giữ xe, nhận sửa chữa xe
- Đặt cọc phụ tùng thay thế
- Giữ lịch sửa chữa theo đúng hẹn
- Tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ (lấy trước một phần chi phí theo thỏa thuận)
Lúc này, bạn không phải xuất hóa đơn ngay. Mọi thứ phải xem theo thỏa thuận và bản chất của khoản tiền đó.
Nguyên tắc 4: Nếu trong quá trình sửa có phát sinh thêm công việc, thì mốc hoàn thành có thể thay đổi #
Ví dụ:
Ngày đầu sửa phanh. Nhưng ngày sau phát hiện phải thay rotuyn hoặc cao su càng A.
Khách đồng ý bổ sung.
Như vậy:
- Tổng thời gian sửa thay đổi
- Tổng chi phí thay đổi
- Biên bản có thể phải ký bổ sung, điều chỉnh
Do đó, thời điểm xuất hóa đơn cũng sẽ thay đổi theo.
6 yếu tố quyết định thời điểm xuất hóa đơn sửa chữa xe #
Vậy thì bạn có thể rà soát từng yếu tố để biết trường hợp của garage mình giống nhóm nào, từ đó hiểu vì sao thời điểm xuất hóa đơn sẽ khác nhau.
Yếu tố 1 – Bản chất khoản tiền garage thu là gì? #
Bạn thuộc nhóm nào?
Hãy chọn 1 trong 3 tình huống sau:
Nhóm A – Chỉ thu tiền đặt cọc giữ chỗ / tạm ứng để bảo đảm thực hiện #
Ví dụ: cọc 500.000đ để giữ lịch kiểm tra lỗi, đặt hàng phụ tùng.
- Ưu điểm: không bị buộc phải xuất hóa đơn ngay.
- Hạn chế: phải thể hiện rõ là đặt cọc/tạm ứng; nếu ghi sai bản chất có thể bị xem là thu tiền dịch vụ → phải xuất hóa đơn.
Tác động đến thời điểm xuất hóa đơn sửa chữa xe ra sao?
Bạn chưa cần xuất hóa đơn khi chỉ thu đặt cọc, vì chưa hình thành doanh thu.
Nhóm B – Thu tiền cho phần công việc đã làm xong (dù mới 1 phần) #
Ví dụ: đã thay nhớt xong, khách thanh toán phần đó trước; phần đại tu máy sẽ làm sau.
- Ưu điểm: dòng tiền về nhanh, dễ chốt từng phần công việc.
- Hạn chế: bắt buộc phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
Tác động đến thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ như thế nào?
Bạn phải lập hóa đơn ngay lúc nhận tiền, dù toàn bộ dịch vụ chưa hoàn thành.
Nhóm C – Thu tiền sau khi dịch vụ đã hoàn tất #
Ví dụ: sửa xong, nghiệm thu xe, khách thanh toán đủ.
- Ưu điểm: dễ xác định thời điểm xuất hóa đơn.
- Hạn chế: nếu khách chậm thanh toán, garage vẫn phải xuất hóa đơn.
Tác động đến thời điểm xuất hóa đơn sửa chữa xe thế nào?
Thời điểm xuất hóa đơn là khi hoàn thành nghiệm thu, không phụ thuộc vào việc khách đã trả tiền hay chưa.
Yếu tố 2 – Garage sửa chữa theo đơn hàng nhỏ hay theo hợp đồng lớn? #
Bạn thuộc nhóm nào?
Hãy chọn 1 trong 2 tình huống sau:
Nhóm A – Sửa chữa lặt vặt: thay nhớt, thay bố thắng, vệ sinh kim phun… #
- Ưu điểm: thời điểm xuất hóa đơn rất rõ → khi hoàn thành dịch vụ.
- Hạn chế: không được chia nhỏ theo từng giai đoạn.
Tác động đến cách xuất hóa đơn điện tử: Bạn xuất hóa đơn khi làm xong và bàn giao xe.
Nhóm B – Hợp đồng sửa chữa lớn: đại tu, phục hồi tai nạn, bảo hiểm yêu cầu nhiều hạng mục #
- Ưu điểm: được chia giai đoạn, được nghiệm thu từng phần.
- Hạn chế: phải có hồ sơ nghiệm thu rõ ràng.
Tác động đến hóa đơn sửa chữa ô tô: Bạn có thể xuất hóa đơn theo từng giai đoạn nếu có biên bản nghiệm thu từng phần.
Yếu tố 3 – Garage có nghiệm thu từng phần hay nghiệm thu một lần? #
Đây là yếu tố nhiều garage nhầm nhất. Nhưng thực ra bạn cũng chỉ cần biết bạn thuộc nhóm nào?
Hãy chọn 1 trong 2 tình huống sau:
Nhóm A – Chỉ nghiệm thu khi hoàn tất tất cả hạng mục #
- Ưu điểm: đơn giản, ít giấy tờ.
- Hạn chế: tất cả doanh thu dồn vào một thời điểm; Thêm vào đó là nếu chậm nghiệm thu → rủi ro xuất hóa đơn sai thời điểm.
Tác động đến cách tính thuế và kê khai thuế: Bạn xuất hóa đơn tại thời điểm nghiệm thu cuối, dù khách chưa thanh toán.
Nhóm B – Có nghiệm thu từng phần (được khách/đối tác yêu cầu) #
Ví dụ: bảo hiểm yêu cầu nghiệm thu tách riêng phần đồng – phần sơn – phần máy.
- Ưu điểm: chia nhỏ nghĩa vụ xuất hóa đơn, dòng tiền về nhanh hơn.
- Hạn chế: phải có tài liệu chứng minh từng phần đã hoàn thành.
Tác động đến kê khai thuế và nghĩa vụ nộp thuế: Đó là mỗi lần nghiệm thu thì bạn phải xuất hóa đơn tương ứng. Và có thể là bạn đã xuất hóa đơn rồi, phải đóng thuế cho phần doanh thu đó rồi nhưng…đối tác chậm thanh toán.
Yếu tố 4 – Garage áp dụng giá trọn gói hay giá tách theo từng hạng mục? #
Đây là lỗi mà phải nói đến hơn 90% gara sửa chữa xe đang mắc phải. Thực ra nó không phải lỗi liên quan đến hệ thống kế toán và thuế. Đây là lỗi do hệ thống vận hành của bạn là chính.
Hãy chọn 1 trong 2 tình huống sau:
Nhóm A – Báo giá trọn gói #
Ví dụ: phục hồi phần đầu xe trọn gói 25 triệu.
- Ưu điểm: đơn giản giấy tờ, dễ chốt giá.
- Hạn chế: khó chứng minh mức hoàn thành theo % nếu bị kiểm tra.
Tác động: Thời điểm xuất hóa đơn gắn với nghiệm thu tổng. Mặc dù nó dễ cho sales hoặc cố vấn dịch vụ chốt giá, nhưng vô hình chung thì bạn đã đẩy khối lượng công việc về cho kế toán. Họ phải bóc tách khối lượng nhiều hơn, cụ thể hơn. Và bạn biết đấy, cứ càng nhiều thứ rắc rối thì xuất hóa đơn điện tử cũng sai chứ chưa nói đến thời điểm.
Nhóm B – Báo giá chi tiết từng hạng mục #
Ví dụ:
- Sơn vè: 1.200.000đ
- Đồng vè: 800.000đ
- Phục hồi cản: 1.500.000đ
Ưu điểm: dễ nghiệm thu từng phần.
Hạn chế: hồ sơ nhiều hơn, báo gái cũng nhìn phức tạp hơn
Tác động: Bạn có thể xuất hóa đơn giai đoạn, theo từng hạng mục đã xong. Kế toán chỉ việc làm đúng theo hạng mục, không thể sai được.
Yếu tố 5 – Có phát sinh thay đổi, điều chỉnh, bổ sung hạng mục trong bill sửa xe không? #
Không phải lúc nào báo giá và bill sửa xe của bạn cũng chính xác.
Hãy chọn 1 trong 2 tình huống sau:
Nhóm A – Không thay đổi so với báo giá ban đầu #
Ưu điểm: thời điểm nghiệm thu và xuất hóa đơn rất rõ ràng.
Tác động: Baạn chỉ việc xuất hóa đơn theo kết thúc toàn bộ dịch vụ.
Nhóm B – Có phát sinh thêm: thêm món, đổi phụ tùng, phát hiện lỗi mới #
- Ưu điểm: linh hoạt, đúng thực tế.
- Hạn chế: phải điều chỉnh báo giá và xác định lại thời điểm nghiệm thu.
Tác động: Quy định về thời điểm xuất hóa đơn thì hóa đơn có thể phải xuất làm nhiều lần (điều chỉnh hoặc bổ sung).
Yếu tố 6 – Khách hàng là cá nhân hay doanh nghiệp (hoặc bảo hiểm)? #
Nhiều bạn hỏi về cách xuất hóa đơn sửa chữa xe ô tô có bảo hiểm. Thì thực ra bạn cũng chỉ cần chọn 1 trong 3 tình huống sau:
Nhóm A – Khách hàng cá nhân #
- Ưu điểm: thủ tục đơn giản.
- Hạn chế: nếu khách không lấy hóa đơn → garage vẫn phải xuất.
Tác động: Bạn luôn phải xuất hóa đơn khi dịch vụ hoàn thành. Nếu không, bạn sẽ bị phạt hóa đơn xuất sai thời điểm + có hành vi trốn thuế. Nếu chỉ phạt hóa đơn xuất sai thời điểm thì đó là vi phạm hành chính, nhưng hành vi trốn thuế thì là sai phạm nghiêm trọng hơn nhiều!
Nhóm B – Khách doanh nghiệp #
- Ưu điểm: quy trình rõ ràng, yêu cầu thông tin đầy đủ.
- Hạn chế: nhiều doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền, ngay cả khi dịch vụ chưa hoàn thành – cần đối chiếu kỹ.
Tác động: Bạn cần tuân thủ theo hợp đồng/điều khoản thanh toán đã ký.
Nhóm C – Khách bảo hiểm #
- Ưu điểm: hồ sơ nghiệm thu tách bạch, quy trình rõ.
- Hạn chế: thời điểm nghiệm thu do bảo hiểm quyết định; garage cần theo sát.
Tác động: Bạn bị phụ thuộc hoàn toàn thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ vào bảo hiểm. Hầu hết bạn sẽ cần xuất hóa đơn theo từng lần nghiệm thu bảo hiểm.
Mua hàng có hóa đơn tránh rủi ro “chi phí không hợp lệ” #
Nghị định 123/2020 và 310/2025 đều nhấn mạnh:
- Hóa đơn đầu ra phải gắn với thời điểm hoàn thành dịch vụ
- Nhưng thời điểm này chỉ rõ ràng khi garage có chứng từ nội bộ đầy đủ
Một trong các chứng từ quan trọng nhất chính là: Hóa đơn đầu vào cho phụ tùng – vật tư đã sử dụng cho xe khách.
Đó là lý do mà bạn chỉ nên mua hàng có hóa đơn điện tử đúng quy định. Muốn xuất hóa đơn đầu ra đúng và đủ thì yếu tố đầu tiên phải có chính là: hóa đơn đầu vào hợp lệ.
Và DME cung cấp đầy đủ hóa đơn điện tử cho toàn bộ sản phẩm chăm sóc xe – giúp garage yên tâm tuyệt đối khi lập hóa đơn dịch vụ.
Nghị định 123/2020 và 310/2025 đều nhấn mạnh:
- Hóa đơn đầu ra phải gắn với thời điểm hoàn thành dịch vụ
- Nhưng thời điểm này chỉ rõ ràng khi garage có chứng từ nội bộ đầy đủ
Một trong các chứng từ quan trọng nhất chính là: Hóa đơn đầu vào cho phụ tùng – vật tư đã sử dụng cho xe khách.
Đó là lý do mà bạn chỉ nên mua hàng có hóa đơn điện tử đúng quy định. Muốn xuất hóa đơn đầu ra đúng và đủ thì yếu tố đầu tiên phải có chính là: hóa đơn đầu vào hợp lệ.
Và DME cung cấp đầy đủ hóa đơn điện tử cho toàn bộ sản phẩm chăm sóc xe – giúp garage yên tâm tuyệt đối khi lập hóa đơn dịch vụ.
- Cung cấp: hóa chất rửa xe, dụng cụ, máy móc, khăn lau, bình bọt, máy nén khí, đèn soi sơn…
- Có xuất hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tùy theo loại hình kinh doanh của bạn
- Hỗ trợ tư vấn thủ tục đầu vào – đầu ra cho chủ tiệm mới mở
- Giao hàng toàn quốc, lưu trữ hóa đơn điện tử tiện lợi
Khi mua hàng tại Detailing Me, bạn nên:
- Đặt hàng online hoặc qua hotline, gửi đầy đủ thông tin xuất hóa đơn
- Kiểm tra nội dung: tên hàng, mã số thuế, địa chỉ, số lượng
- Yêu cầu hóa đơn VAT nếu cần khấu trừ thuế
Để tránh sai sót, hãy điền vào form yêu cầu Xuất hóa đơn điện tử của Detailing Me. Form mẫu này luôn có sẵn tại phiếu báo giá của bạn.
