- Vì sao tiệm rửa xe cần quan tâm đến chi phí rửa xe không có hóa đơn?
- Quy định pháp lý mới nhất
- Ảnh hưởng theo từng nhóm đối tượng từ 01/07/2025
- Lỗi thường gặp trong ngành rửa xe liên quan chi phí rửa xe không có hóa đơn
- Bảng checklist: Lỗi hóa đơn rửa xe – Nguyên nhân – Cách phòng tránh
- Cách xử lý & phòng tránh sai sót khi xuất hóa đơn rửa xe
- Detailing Me – Đối tác cung cấp có chứng từ hợp lệ cho tiệm rửa xe
- Bạn cần hỗ trợ?
Vì sao tiệm rửa xe cần quan tâm đến chi phí rửa xe không có hóa đơn? #
Nếu như trước kia thì việc xuất hóa đơn rửa xe chỉ là thủ tục để công ty lấy chi phí. Thì từ 01/07/2025, mọi thứ đã hoàn toàn khác.
Từ ngày quy định hóa đơn trên 5 triệu bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng nghiêm ngặt, nhiều chủ tiệm rửa xe, chăm sóc xe và gara ô tô bắt đầu “giật mình”. Không ít trường hợp đã bị loại chi phí, không được khấu trừ thuế GTGT khi quyết toán, chỉ vì nhận tiền mặt mà… không để ý.
Cho nên, nếu bạn là:
- Cá nhân muốn xuất hóa đơn để quyết toán với công ty,
- Hộ kinh doanh cần mua vật tư, máy móc cho tiệm,
- Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ rửa xe, chăm sóc xe,
… thì việc hiểu và áp dụng đúng quy định này là bắt buộc nếu không muốn gặp rắc rối về thuế.
Quy định pháp lý mới nhất #
Bạn sẽ thấy luôn có nhiều ý kiến khác nhau xung quanh chủ đề xuất hóa đơn rửa xe cho công ty. Thực ra thì những ý kiến này đều có những nội dung đúng. Chẳng qua là vì các quy định mới được cập nhật liên tục. Cho nên nhiều người bị lỗi thời mà thôi.
Vậy nên, bạn luôn cần phải có kiến thức về thuế chăm sóc xe mới nhất.
Căn cứ pháp lý #
Đến thời điểm hiện tại, từ 01/07/2025, bạn sẽ cần phải xem các quy đĩnh về thuế mới nhất, bao gồm:
- Luật Quản lý thuế 2019.
- Thông tư 219/2013/TT-BTC (và các Thông tư sửa đổi như 26/2015/TT-BTC).
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ).
- Luật Thuế GTGT sửa đổi 2025 (áp dụng từ 01/07/2025, bổ sung điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt).
Điểm mấu chốt #
Hóa đơn > 5 triệu đồng (đã gồm VAT) thì bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt nếu muốn:
- Khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Tính chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
Hình thức thanh toán hợp lệ mà bạn phải dùng:
- Chuyển khoản qua ngân hàng.
- Quẹt thẻ POS.
- Thanh toán qua ví điện tử có liên kết ngân hàng.
Và dĩ nhiên là sẽ không áp dụng cho:
- Bán lẻ cho cá nhân tiêu dùng cuối, nếu cá nhân không yêu cầu khấu trừ thuế hay hạch toán chi phí.
- Hóa đơn từ hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp (không kê khai VAT).
Ảnh hưởng theo từng nhóm đối tượng từ 01/07/2025 #
Quy định về thuế mới nhất đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ tác động đến 3 nhóm đối tượng sau:
Cá nhân #
- Không bắt buộc, trừ khi cá nhân muốn dùng hóa đơn để quyết toán với công ty hoặc bảo hiểm.
- Trường hợp cá nhân mua dịch vụ trên 5 triệu để cho công ty thanh toán: cần chuyển khoản từ tài khoản công ty hoặc được công ty ủy quyền.
Hộ kinh doanh #
- Nếu mua hàng hóa/dịch vụ để phục vụ hoạt động kinh doanh và muốn hạch toán chi phí hợp lý: bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu bán dịch vụ trên 5 triệu: phải tư vấn khách về hình thức thanh toán để hóa đơn hợp lệ.
Công ty #
Bắt buộc thực hiện nghiêm ngặt: nếu thanh toán tiền mặt cho hóa đơn > 5 triệu sẽ bị loại chi phí và không được khấu trừ VAT.
Lỗi thường gặp trong ngành rửa xe liên quan chi phí rửa xe không có hóa đơn #
Dưới đây là danh sách những tình huống phổ biến dẫn đến lỗi hóa đơn trong ngành rửa xe & chăm sóc xe, DME sẽ chia theo từng nhóm để bạn dễ hiểu và dễ tra cứu:
Nhóm #1. Lỗi về thông tin trên hóa đơn #
- Sai mã số thuế của bên mua hoặc bên bán (đặc biệt khi dùng mã số thuế là CCCD mà nhập thiếu số hoặc sai thứ tự).
- Sai tên người mua hoặc tên doanh nghiệp (viết tắt, bỏ dấu, hoặc khác hoàn toàn so với giấy phép đăng ký kinh doanh).
- Sai địa chỉ (thiếu số nhà, viết không đầy đủ phường/xã, hoặc dùng địa chỉ cũ chưa cập nhật).
- Sai ngày tháng trên hóa đơn so với ngày giao dịch thực tế.
- Sai đơn vị tính (VD: rửa xe ghi “bộ” nhưng khách yêu cầu ghi “lần”).
Nhóm #2. Lỗi về loại hóa đơn và cách xuất #
- Không tách phần dịch vụ và nhân công → dễ bị cơ quan thuế loại một phần chi phí khi quyết toán.
- Xuất hóa đơn sai thuế suất (VD: rửa xe ô tô 8 chỗ bị áp sai sang thuế suất của dịch vụ vận tải hoặc sửa chữa).
- Dùng hóa đơn bán hàng thay vì hóa đơn GTGT khi khách yêu cầu khấu trừ VAT.
- Không xuất hóa đơn cho dịch vụ đã nhận tiền (đặc biệt khi khách thanh toán bằng chuyển khoản).
- Xuất hóa đơn gộp nhiều dịch vụ không liên quan vào một dòng duy nhất, gây khó kiểm tra.
Nhóm #3. Lỗi về thanh toán #
- Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn > 5 triệu → không đủ điều kiện tính vào chi phí hợp lệ theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020.
- Chia nhỏ hóa đơn để né thanh toán không tiền mặt nhưng bị cơ quan thuế phát hiện.
- Sử dụng tài khoản cá nhân thay vì tài khoản ngân hàng của hộ kinh doanh/doanh nghiệp khi nhận tiền từ khách.
- Không lưu chứng từ chuyển khoản hoặc bị sai nội dung chuyển khoản (không khớp với hóa đơn).
Nhóm #4. Lỗi về quy trình lưu trữ & kê khai #
- Không lưu bản PDF hoặc XML của hóa đơn điện tử → khi quyết toán không có dữ liệu để xuất trình.
- Làm mất liên hóa đơn giấy (trường hợp hộ kinh doanh vẫn dùng hóa đơn đặt in).
- Không kê khai đúng kỳ (hóa đơn tháng 6 nhưng kê sang tháng 7).
- Không đối chiếu doanh thu trên hóa đơn và sổ sách kế toán → gây chênh lệch số liệu.
Nhóm #5. Lỗi xuất phát từ hiểu nhầm quy định #
- Nghĩ rằng rửa xe không cần xuất hóa đơn nếu khách không yêu cầu → sai, vẫn phải xuất nếu khách là doanh nghiệp hoặc yêu cầu.
- Nhầm thuế suất dịch vụ rửa xe với các ngành dịch vụ khác (bị áp 10% hoặc 8% sai thời điểm).
- Hiểu sai về hóa đơn nhân công (tưởng không cần hóa đơn cho phần nhân công).
- Không biết mã số thuế cá nhân cũng có thể xuất hóa đơn khi là hộ kinh doanh.
Bảng checklist: Lỗi hóa đơn rửa xe – Nguyên nhân – Cách phòng tránh #
| Nhóm lỗi | Lỗi cụ thể | Nguyên nhân | Cách phòng tránh | Ví dụ thực tế |
|---|---|---|---|---|
| Thông tin trên hóa đơn | Sai mã số thuế người mua | Nhập thủ công, thiếu số, hoặc dùng MST cũ chưa cập nhật | Luôn copy MST từ GPKD hoặc tra cứu trên hệ thống thuế | Khách hàng đổi sang MST là CCCD nhưng nhân viên vẫn nhập MST cũ |
| Sai tên người mua/doanh nghiệp | Viết tắt, bỏ dấu hoặc sai chính tả | Copy nguyên tên từ GPKD | “CT TNHH ABC” bị ghi thành “Cty ABC” | |
| Sai địa chỉ | Không cập nhật địa chỉ mới | Tra cứu địa chỉ trên GPKD trước khi xuất hóa đơn | Khách chuyển trụ sở sang quận khác nhưng hóa đơn vẫn ghi địa chỉ cũ | |
| Sai ngày tháng | Nhập ngày xuất không trùng ngày giao dịch | Kiểm tra ngày trước khi ký số | Ngày rửa xe 30/8 nhưng xuất hóa đơn 2/9 | |
| Sai đơn vị tính | Nhầm giữa “lần”, “bộ”, “gói” | Định chuẩn đơn vị tính trong phần mềm | Gói rửa xe VIP ghi “bộ” thay vì “gói” | |
| Loại hóa đơn & thuế suất | Không tách dịch vụ & nhân công | Không biết quy định tách để tránh loại chi phí | Xuất riêng dòng dịch vụ, riêng dòng nhân công | Hóa đơn gộp “Rửa xe + đánh bóng” vào một dòng |
| Sai thuế suất | Hiểu nhầm dịch vụ rửa xe thuộc nhóm khác | Tra cứu thuế suất theo HS code & ngành nghề | Áp 10% thay vì 8% trong giai đoạn giảm VAT | |
| Dùng hóa đơn bán hàng thay vì hóa đơn GTGT | Không hiểu nhu cầu khấu trừ VAT của khách | Hỏi trước khách cần loại hóa đơn nào | Công ty mua dịch vụ nhưng nhận hóa đơn bán hàng nên không khấu trừ được | |
| Thanh toán | Thanh toán tiền mặt > 5 triệu | Không biết quy định thanh toán không tiền mặt | Hướng dẫn khách chuyển khoản | Công ty A trả 6 triệu tiền rửa xe bằng tiền mặt → chi phí bị loại |
| Chia nhỏ hóa đơn để né quy định | Cố ý chia 1 hóa đơn 8 triệu thành 2 hóa đơn 4 triệu | Xuất đúng giá trị giao dịch | Dễ bị phát hiện khi kiểm tra dữ liệu hóa đơn | |
| Dùng tài khoản cá nhân | Không có TK ngân hàng cho hộ KD | Mở TK ngân hàng riêng cho hộ KD | Tiệm nhận tiền vào TK cá nhân của chủ, không khớp với hóa đơn | |
| Lưu trữ & kê khai | Không lưu file PDF/XML hóa đơn điện tử | Nhân viên không tải lưu | Tải và backup dữ liệu hàng tháng | Khi quyết toán, không tìm được hóa đơn tháng 3 |
| Không kê khai đúng kỳ | Chậm hoặc kê sang tháng sau | Lập sổ theo dõi hóa đơn | Hóa đơn 29/4 kê sang tháng 5 | |
| Hiểu nhầm quy định | Nghĩ rửa xe không cần xuất hóa đơn | Không nắm luật hóa đơn | Đào tạo nhân viên về các trường hợp phải xuất | Khách DN yêu cầu hóa đơn nhưng tiệm từ chối |
| Hiểu sai về hóa đơn nhân công | Nghĩ nhân công không cần hóa đơn | Xuất tách nhân công để hợp lệ chi phí | Gói dán film kèm công lắp đặt không tách hóa đơn |
Cách xử lý & phòng tránh sai sót khi xuất hóa đơn rửa xe #
Xuất hóa đơn dịch vụ rửa xe tưởng đơn giản, nhưng không phải vậy.
Nếu có sai sót, bạn có thể bị loại chi phí, phạt hành chính, hoặc thậm chí mất khách hàng.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước của DME, kèm ví dụ và mẹo áp dụng cho cá nhân – hộ kinh doanh – công ty.
Đối với lỗi Nhóm #1. Sai thông tin trên hóa đơn #
Nguyên nhân thường gặp
- Nhập thủ công, gõ nhầm hoặc bỏ dấu.
- Lấy thông tin từ hóa đơn cũ nhưng khách đã thay đổi (MST, địa chỉ…).
- Không kiểm tra giấy tờ pháp lý của khách.
Cách phòng tránh
- Luôn tra cứu thông tin trên Cổng thông tin Thuế: https://tracuunnt.gdt.gov.vn
- Sử dụng phần mềm như Wett CRM để lưu thông tin đúng của khách hàng thay vì phải xem lại tin nhắn Zalo
- Dùng phần mềm hóa đơn điện tử để lưu thông tin khách hàng và tự động điền khi xuất hóa đơn.
- Quy định nội bộ: nhân viên phải gửi bản nháp hóa đơn cho khách duyệt trước khi ký số.
Ví dụ thực tế
Công ty A thay đổi MST sang số CCCD, nhưng tiệm rửa xe vẫn xuất MST cũ → hóa đơn không hợp lệ → chi phí bị loại.
Đối với lỗi Nhóm #2. Sai thuế suất hoặc không tách dịch vụ – nhân công #
Nguyên nhân
- Không cập nhật quy định thuế GTGT mới nhất.
- Không biết rằng chi phí nhân công cần tách riêng để hợp lệ khi tính thuế TNDN.
- Lẫn lộn giữa dịch vụ chịu thuế và phần nhân công không chịu thuế.
Cách phòng tránh
- Cập nhật thường xuyên từ website Tổng cục Thuế hoặc nhờ kế toán dịch vụ.
- Với dịch vụ rửa xe + lắp đặt, tách thành 2 dòng: Dịch vụ rửa xe: thuế suất 8% hoặc 10% (tùy thời điểm) và Nhân công: không chịu thuế GTGT.
- Sử dụng phần mềm xuất hóa đơn hỗ trợ tách dòng và tính thuế tự động.
Ví dụ thực tế
Hóa đơn ghi “Rửa xe + dán film cách nhiệt” gộp chung → toàn bộ bị tính thuế GTGT, trong khi phần nhân công lắp đặt có thể không chịu thuế.
Đối với lỗi Nhóm #3. Lỗi thanh toán #
Nguyên nhân
- Thanh toán bằng tiền mặt trên 5 triệu, không biết quy định bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí hợp lệ (Thông tư 78/2021/TT-BTC).
- Nhận tiền vào tài khoản cá nhân thay vì tài khoản đăng ký thuế.
Cách phòng tránh
- Mở tài khoản ngân hàng đứng tên hộ kinh doanh hoặc công ty.
- Luôn hướng dẫn khách chuyển khoản nếu hóa đơn > 5 triệu.
- Ghi rõ nội dung chuyển khoản: “Thanh toán dịch vụ rửa xe – Số HĐ…”.
Ví dụ thực tế
Tiệm xuất hóa đơn 6,5 triệu cho dịch vụ chăm sóc xe, khách trả tiền mặt → quyết toán thuế, khoản này bị loại vì không đáp ứng điều kiện thanh toán.
Đối với lỗi Nhóm #4 Lỗi lưu trữ & kê khai #
Nguyên nhân
- Không tải file XML/PDF của hóa đơn điện tử ngay khi phát hành.
- Không lưu trữ hóa đơn theo tháng/quý.
- Quên kê khai hóa đơn trong kỳ, để sang tháng sau.
Cách phòng tránh
- Thiết lập lịch cố định: cuối mỗi tháng tải toàn bộ hóa đơn, lưu vào Google Drive hoặc ổ cứng.
- Sử dụng Wett CRM hoặc phần mềm kế toán tích hợp để tự động backup hóa đơn.
- Lập bảng theo dõi hóa đơn và tình trạng kê khai.
Ví dụ thực tế
Khi cơ quan thuế kiểm tra, tiệm không tìm được file XML của hóa đơn tháng 3/2024 → phải liên hệ đơn vị phát hành để xin lại, mất thời gian và dễ bị phạt.
Đối với lỗi Nhóm #5 Hiểu nhầm hoặc bỏ qua quy định #
Nguyên nhân
- Nghĩ rằng dịch vụ rửa xe nhỏ lẻ không cần xuất hóa đơn.
- Không biết rằng khách hàng là doanh nghiệp cần hóa đơn hợp lệ để đưa vào chi phí.
Cách phòng tránh
- Đào tạo nhân viên hiểu rõ trường hợp bắt buộc xuất hóa đơn.
- Lập bảng quy trình xuất hóa đơn cho từng tình huống (khách cá nhân, khách DN, hợp đồng dài hạn…).
- Chủ động hỏi khách trước khi làm dịch vụ nếu cần hóa đơn.
Ví dụ thực tế
Khách công ty thuê rửa xe cho đội xe, yêu cầu hóa đơn, nhưng tiệm từ chối → mất hợp đồng lâu dài trị giá hàng chục triệu mỗi tháng.
Detailing Me – Đối tác cung cấp có chứng từ hợp lệ cho tiệm rửa xe #
- Cung cấp: hóa chất rửa xe, dụng cụ, máy móc, khăn lau, bình bọt, máy nén khí, đèn soi sơn…
- Có xuất hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng tùy theo loại hình kinh doanh của bạn
- Hỗ trợ tư vấn thủ tục đầu vào – đầu ra cho chủ tiệm mới mở
- Giao hàng toàn quốc, lưu trữ hóa đơn điện tử tiện lợi
Khi mua hàng tại Detailing Me, bạn nên:
- Đặt hàng online hoặc qua hotline, gửi đầy đủ thông tin xuất hóa đơn
- Kiểm tra nội dung: tên hàng, mã số thuế, địa chỉ, số lượng
- Yêu cầu hóa đơn VAT nếu cần khấu trừ thuế
Để tránh sai sót, hãy điền vào form yêu cầu Xuất hóa đơn điện tử của Detailing Me. Form mẫu này luôn có sẵn tại phiếu báo giá của bạn.
Join The Discussion